Politique de confidentialité
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La présente Politique a été élaborée dans un cadre de gouvernance pour la protection des renseignements personnels (pratiques régissant la conservation, la destruction et l’anonymisation des renseignements personnels) (la « Politique »).
ESPACES LOKALIA et 9349-6347 QUÉBEC INC., ses sociétés affiliées et ses filiales (collectivement « Espaces Lokalia » ou « nous » ou « nos ») mettent en place cette Politique à l’égard des personnes physiques (collectivement « Client(s) » « Individu(s) », « Employé(s) » ou « vous » ou « vos ») auprès desquelles ESPACES LOKALIA recueille des renseignements personnels ou informations personnelles par l’intermédiaire d’un contact direct ou indirect avec un représentant autorisé de ESPACES LOKALIA et du site Web https://espaceslokalia.ca/ (le « Site Web »), et ce, aux fins décrites dans la section RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS au paragraphe 3 ci-après.
Dans la présente Politique, l’expression « renseignement(s) personnel(s) » désigne tout renseignement et/ou toutes informations recueillis par ESPACES LOKALIA qui permet, seul ou conjointement avec d’autres renseignements ou informations, d’identifier directement ou indirectement un Individu.
En transmettant un ou plusieurs renseignements personnels à ESPACES LOKALIA par l’intermédiaire d’un contact direct ou indirect avec un représentant autorisé de ESPACES LOKALIA ou par votre utilisation du Site Web, vous consentez à ce que ESPACES LOKALIA collige, utilise, communique et conserve ces renseignements personnels conformément aux termes, modalités et conditions prévus dans la présente Politique.
La présente Politique décrit les pratiques d’Espaces Lokalia en ce qui concerne le traitement de vos renseignements personnels, ce qui comprend la collecte, l’utilisation, la transformation, le transfert, le stockage, la conservation ou la divulgation de vos renseignements personnels (i) lors de la transmission volontaire de tels renseignements personnels à un employé ou un représentant autorisé de ESPACES LOKALIA par écrit, par courriel ou de vive voix, (ii) les renseignements que nous collectons auprès d’autres entreprises et organismes publics ou (iii) lors de votre utilisation du Site Web.
ESPACES LOKALIA se réserve le droit de modifier les termes, modalités et conditions prévus dans la présente Politique, et ce, en tout temps et à son entière discrétion. Dans un tel cas, ESPACES LOKALIA vous communiquera une version de la présente Politique comportant les modifications apportées. Votre utilisation des Services (tels que définis dans la section RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS paragraphe 4 ci-après) à compter de la réception de cette version sera réputée constituer une acceptation expresse des modifications apportées.
La présente Politique ainsi que toute version modifiée de celle-ci sont assujetties à la législation applicable dans la province de Québec.
PL25 – POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
ESPACES LOKALIA s’engage à respecter et à protéger les renseignements personnels de toutes les personnes avec lesquelles elle interagit. ESPACES LOKALIA traitera vos renseignements personnels en tout temps conformément aux lois applicables et les principes suivants :
– les renseignements personnels ne sont recueillis qu’avec votre consentement;
– les renseignements personnels sont gardés strictement confidentiels;
– les renseignements personnels ne sont utilisés qu’aux fins auxquelles ils sont recueillis; et
– vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels sur demande.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS
1. Comment les renseignements personnels sont-ils recueillis ?
ESPACES LOKALIA recueille des renseignements personnels par les moyens suivants : (i) lors de la transmission volontaire de tels renseignements personnels à un employé ou un représentant autorisé de ESPACES LOKALIA par écrit, par courriel ou de vive voix, (ii) les renseignements que nous collectons auprès d’autres entreprises et organismes publics ou (iii) lors de votre utilisation du Site Web.
Les renseignements personnels communiqués lors de l’utilisation du Site Web peuvent être communiqués directement (par exemple par le biais d’un formulaire web ou d’un courriel) ou automatiquement (voir à cet effet, la liste des renseignements personnels collectés automatiquement à la section RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS au paragraphe 3.
2. Quels renseignements personnels ESPACES LOKALIA recueille-t-elle ?
Les renseignements personnels que ESPACES LOKALIA peut recueillir sont les suivants :
– Votre nom, prénom et vos coordonnées (adresses civiques, adresses électroniques, numéros de téléphone);
– Votre date de naissance, genre et langue de préférence;
– Les renseignements tels que sexe, âge, nationalité, profession ou occupation principale, niveau d’éducation, citoyenneté ou résidence canadienne, code postal, religion, état civil, préférences de consommation, données de localisation, autres informations démographies ou comportementales;
– Les renseignements personnels permettant à ESPACES LOKALIA, par l’intermédiaire de ses représentants autorisés, de vérifier votre identité : entre autres un document d’identité avec photo délivré par un gouvernement qui est authentique, valide et à jour; ou un document provenant d’une source fiable comportant votre nom, votre adresse, votre date de naissance; ou une confirmation que vous détenez un compte de dépôt, un compte de
produit de paiement prépayé ou une carte de crédit ou un autre compte bancaire prêt auprès d’une entité financière;
– Les renseignements personnels que vous êtes tenus de, ou invités à, transmettre à ESPACES LOKALIA en raison de la nature de votre relation avec celle-ci (numéro d’assurance sociale, numéro de permis de conduire, adresse électronique personnelle, numéro de téléphone personnel, renseignements d’ordre financier, photographies pour parution sur le Site Web et pièces d’identité en autre pour l’application de Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises ou informations requises dans le cadre de transactions diverses reliées aux affaires commerciales de ESPACES LOKALIA);
– Les renseignements personnels que vous nous communiquez dans le cadre de l’exécution des Services, tels que les renseignements concernant votre historique de location, renseignements médicaux; et les renseignements d’ordre financier qui sont nécessaires pour réaliser des enquêtes de crédit et prélever les acomptes et paiements (numéro de carte de crédit, spécimen de chèques, approbation hypothécaire, relevés fiscaux, rapport d’enquête de crédit, etc.);
– Les renseignements personnels générés par vous dans le cadre de votre utilisation des Services (baux, prélèvements préautorisés (PPA), plaintes, demandes de renseignements, avis, commentaires et réponses à des sondages, etc.);
– Les renseignements personnels fournis dans le cadre d’une demande d’emploi ou d’engagement auprès de ESPACES LOKALIA (curriculum vitae, renseignements sur la scolarité, l’expérience professionnelle et les affiliations professionnelles, antécédents judiciaires, renseignements médicaux, enquêtes diverses, références);
– Les renseignements personnels automatiquement collectés lors de votre utilisation du Site Web (voir section RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS paragraphe 3).
3. Renseignements personnels recueillis automatiquement ou par fichiers témoins (cookies) et balise pixel
Afin d’assurer la fonctionnalité du Site Web ainsi que les fins des renseignements personnels ci- dessous, ESPACES LOKALIA doit recueillir des Individus visitant le Site Web les renseignements personnels suivants :
– Le nom de domaine de leur fournisseur d’accès à Internet;
– Leur adresse IP;
– Leur navigateur (Explorer, Firefox, etc.) et leur système d’exploitation (Windows, Mac OS, etc.);
– La date et l’heure de leur visite;
– Leur pays d’origine;
– Leurs pages consultées et le temps passé à cette consultation;
– L’adresse du site référent; et
– Données de plantage.
L’ensemble de ces renseignements sont recueillis automatiquement dès le moment qu’un Individu se connecte au Site Web. Certains de ces renseignements personnels sont recueillis par le placement de fichiers témoins temporaires (« cookies ») ou des « balises web » (aussi parfois appelées « pixels invisibles »). Ces fichiers ou balises nous permettent également d’améliorer la performance du Site Web et certaines de ses fonctionnalités.
Un fichier témoin (ou « cookie ») est un petit fichier texte ou un morceau de données qui est téléchargé et stocké sur votre ordinateur ou un périphérique lorsque vous visitez un site web (le(s)
« Témoin(s) »).
Une balise pixel est un élément graphique de très petite taille ayant un identifiant unique et pouvant être utilisé sur notre Site Web pour mesurer vos interactions avec le Site Web et les services offerts (le(s) « Pixel(s) »).
En accédant à notre Site Web, vous consentez à ce que Espaces Lokalia utilise des Témoins et Pixels, lesquels permettent à Espaces Lokalia, entre autres, de vous reconnaître lorsque vous consultez le Site Web afin de personnaliser votre navigation selon vos préférences et de vous offrir des services et produits personnalisés sur notre Site Web ou tout autre site web.
La plupart des navigateurs sont initialement configurés pour accepter les Témoins. Vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur (ce qui aura un effet également sur les Pixels) pour (i) refuser les Témoins ou pour indiquer quand un Témoin est envoyé; ou (ii) supprimer ou bloquer les Témoins, mais ceci peut avoir une incidence sur votre capacité à utiliser le Site Web, qui pourrait alors ne plus fonctionner correctement ou du tout.
4. Pourquoi Espaces Lokalia recueille-t-elle ces renseignements personnels et autres informations ?
ESPACES LOKALIA recueille vos renseignements personnels aux fins suivantes :
– Fournir globalement des services de gestion immobilière, de location résidentielle et commerciale, de l’information, des conseils et des outils en lien avec les services de location de logements résidentiels et commerciaux, de conclure des transactions immobilières, et des baux résidentiels et autres domaines reliés au louage immobilier, offrir des services de maintenance, d’entretien, conciergerie, etc… (globalement : les
« Services »);
– Dans le cadre de l’utilisation des Services, émettre des notifications et alertes afin de vous fournir des informations pertinentes ou spécifiques;
– De façon générale, communiquer avec vous afin de vous transmettre des informations diverses en lien avec les Services ou vous proposer des produits et/ou services susceptibles de vous intéresser;
– Effectuer des suivis auprès de vous afin d’assurer que vous êtes satisfait de la prestation des Services, ou toute autre communication en lien avec la prestation de service;
– Développer, améliorer et promouvoir les Services, notamment en générant et publiant des données statistiques dépersonnalisées à partir des renseignements personnels de plusieurs Individus;
– Évaluer l’efficacité des démarches de ESPACES LOKALIA pour acquérir des visiteurs sur le Site Web ; Évaluer quelles sont les informations proposées par ESPACES LOKALIA et quelles sont ses démarches qui suscitent l’intérêt des visiteurs de son Site Web ; Améliorer la performance du Site Web et son efficacité;
– Identifier le régime législatif auquel les renseignements personnels des visiteurs sont soumis ; et
– Le cas échéant, examiner votre demande d’emploi ou d’engagement auprès de ESPACES LOKALIA.
Sous réserve des exceptions prévues dans la législation applicable, ESPACES LOKALIA veillera à obtenir votre consentement avant de procéder à toute utilisation de renseignements personnels vous concernant pour des fins autres que celles qui sont énumérées ci-dessus.
COMMUNICATION ET DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS
De façon générale, ESPACES LOKALIA utilise les renseignements personnels des Individus pour des fins internes uniquement. Toutefois, ESPACES LOKALIA est susceptible de communiquer des renseignements personnels vous concernant aux personnes ou entités suivantes :
1. À ses employés et représentants qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels dans la poursuite des fins et services énumérés à la section « Pourquoi Espaces Lokalia recueille-t-elle ces renseignements personnels et autres informations » à la page 4;
2. Aux fournisseurs de services externes avec qui ESPACES LOKALIA a conclu une entente contractuelle aux fins de l’exécution de ses Services;
3. À toute autre personne ou entité, lorsque prescrit ou permis par la législation applicable, ou encore avec le consentement de l’Individu concerné.
Il se peut qu’afin de réaliser les fins susmentionnées, ESPACES LOKALIA communique vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Cependant, ESPACES LOKALIA n’agira ainsi que si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre que la partie réceptrice
est en mesure d’assurer une protection adéquate desdits renseignements personnels, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.
Nous ne vendons ni ne louons à aucun tiers des renseignements personnels autrement qu’en accord avec les présentes.
Nous pouvons être amenés à divulguer des renseignements personnels d’identification sans votre consentement en cas d’urgence ou en vue de prévenir un acte de violence, pour l’exécution d’un contrat, à la suite d’un incident de confidentialité, à des fins judiciaires ou d’enquête, lorsque requis par la loi ou un organisme public, en situation de recouvrement de créances ou dans le but de conclure une transaction commerciale.
COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Des mesures de protection physiques, technologiques et administratives appropriées pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux, de perte accidentelle de ceux-ci, ont été mises en place. Nous cherchons également à nous assurer que nos fournisseurs de services en font autant.
ESPACES LOKALIA tient à jour un registre des incidents de confidentialité en conformité avec la législation applicable. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, ESPACES LOKALIA prendra les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la législation applicable. L’évaluation du risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé est effectuée en tenant compte de critères tels que la sensibilité du renseignement personnel visé par l’incident de confidentialité, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous nous engageons à assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels et à ne pas les conserver plus longtemps que nécessaires aux fins pour lesquels ils ont été obtenus et traités. Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des renseignements personnels, nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire afin d’accomplir les fins énumérées dans la section RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS paragraphe 4 de la présente Politique ou pour la durée requise pour nous conformer à nos obligations statutaires, selon la plus tardive de ces échéances.
ESPACES LOKALIA se réserve le droit de fermer le dossier d’un Individu lorsque requis ou, dans les cas des employés de ESPACES LOKALIA, pour une période consécutive d’au moins sept (7) ans à compter de la date de fin de l’emploi, le tout sous réserve d’une obligation statutaire prévoyant un délai de conservation minimal différent. La fermeture d’un dossier implique la destruction complète et définitive des renseignements personnels qu’il contient, ou encore leur anonymisation pour utilisation à des fins sérieuses et légitimes. Dans le cas de la fermeture d’un dossier concernant un Individu qui n’est pas un employé ou un représentant de ESPACES
LOKALIA, les renseignements personnels qu’il contient seront détruits ou anonymisés habituellement après l’expiration d’un délai de six (6) ans suivant la date de fermeture dudit dossier en raison des délais de conservations imposées par la loi.
Le terme « anonymisation » signifie le processus au terme duquel un renseignement personnel ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement l’Individu auquel il se rattache.
NOTRE RESPONSABILITÉ POUR LES LIENS EXTERNES
Le Site Web est susceptible de contenir des liens dirigeant vers d’autres sites web ou produits et services de tierces parties (collectivement : les « Produits tiers »). Cette Politique est limitée aux renseignements personnels que nous recueillons et utilisons via le Site Web. Nous pouvons fournir des liens à des ressources externes ou d’autres sites web, y compris notamment des sites de médias sociaux tels que Facebook, Twitter et LinkedIn. Si vous suivez ces liens, vous devez utiliser ces sites conformément aux politiques d’utilisation et de confidentialité applicables.
ESPACES LOKALIA n’a aucune responsabilité ou obligation à l’égard de vos renseignements personnels qui pourraient être recueillis, utilisés, communiqués et conservés par toute personne ou entité en lien avec votre accès ou utilisation aux Produits tiers. Nous ne pouvons être responsables de la collecte, l’utilisation et le traitement des renseignements personnels ou autres informations que vous pourriez fournir sur ces sites.
VOS DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE VOUS NOUS FOURNISSEZ
ESPACES LOKALIA reconnaît le droit aux Individus d’accéder à, de rectifier, de mettre à jour et d’obtenir une copie des renseignements personnels qui les concernent en présentant une demande écrite à cet effet à ESPACES LOKALIA, aux coordonnées indiquées à la fin de la Politique.
Dans l’éventualité où une telle demande écrite était transmise à ESPACES LOKALIA, celle-ci devra, en vertu de la Loi, vérifier votre identité et veillera à y répondre par écrit dans un délai raisonnable après la réception de ladite demande. Toute demande qui n’est pas traitée est réputée avoir été refusée.
En principe, l’exercice par un Individu d’un droit prévu dans la présente section est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables pourront être exigés à l’Individu concerné afin de compenser les coûts de transcription, de reproduction ou de transmission de ses renseignements personnels. Dans un tel cas, l’Individu sera avisé du montant des frais en question avant le traitement de sa demande.
Sous réserve de vos engagements contractuels avec ESPACES LOKALIA et de la législation applicable, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels. Pour ce faire, vous devez adresser une demande écrite à cet effet à ESPACES LOKALIA, aux coordonnées indiquées à la fin de la Politique.
Veuillez noter que le retrait ou la modification de votre consentement est susceptible d’exercer des incidences sur la capacité de ESPACES LOKALIA à poursuivre adéquatement les fins de la collecte de vos renseignements personnels et pourrait comporter des impacts sur nos services à votre égard.
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COMMUNIQUEZ AVEC NOUS
Si vous avez des questions au sujet de notre approche en matière de protection des renseignements personnels ou si vous souhaitez exercer l’un ou l’autre des droits mentionnés dans la présente Politique, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la façon suivante :
Espaces Lokalia
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Attention : Responsable de la protection des renseignements personnels Courriel : rprp@espaceslokalia.ca
Stéphanie Cocozza
Téléphone : (450) 446-8221
Télécopieur : (450) 446-8223
Veuillez noter que ESPACES LOKALIA est tenue de vérifier votre identité avant de donner suite à toute demande, question, commentaire ou plainte adressée à son responsable de la protection des renseignements personnels.
